Etterfølging og koordinering av prosesser relatert til anskaffelser

Kjernerolle – overordnet beskrivelse av funksjon

Statsbygg har behov for å knytte til seg 1-2 ressurser i rollen som Assisterende Prosjektleder. Stillingen er en viktig rolle i prosjektledelsen som støtter opp om prosesser relatert til anskaffelser av vitenskapelig utstyr, med etterfølgende koordinering i forhold til ibruktakelsen av utstyret. Sammen med øvrig prosjektledelse i BUT vil rollen bidra til å sikre en korrekt og effektiv overlevering av utstyret fra Statsbyggs brukerutstyrsprosjekt til UiO.

Primære ansvarsområder

• Støtte prosjektledelsen i gjennomføring av anskaffelsesprosesser, herunder utarbeidelse av anskaffelsesunderlag, evaluering av tilbud, og leverandørvalg
• Bidra med tilrettelegging slik at alle anskaffelser og leveranser skjer i tråd med prosjektets tidsplan og budsjett
• Bidra til kvalitetskontroll ved prosedyrene knyttet til mottak av varer og tjenester, herunder kontrollere at leveransene er i samsvar med bestillinger og kontraktsvilkår
• Bidra til samarbeidet med utstyrsleverandørene og interne avdelinger for å sikre korrekt leveranse og oppfølging av eventuelle avvik
• Oppfølging av eventuelle endringer eller forsinkelser i prosjektet slik at dette blir håndtert raskt og effektivt i forhold til berørte leverandører og brukere
• Rapportere til prosjektleder om fremdrift, eventuelle utfordringer, og status for anskaffelser og ibruktakelse
• Bidra til utvikling og forbedring av prosjektets anskaffelses- og ibruktakelsesrutiner

Kompetansebehov

• Høyere utdanning innen kjemi, biologi, eller annen relevant livsvitenskapelig fagretning
• God erfaring med prosjektarbeid og prosesser knyttet til anskaffelser av vitenskapelig utstyr
• Kunnskap om offentlige anskaffelsesregler (LOA og FOA)
• God administrativ og organisatorisk forståelse, med erfaring fra innkjøpsprosesser
• Gode kommunikasjonsevner både muntlig og skriftlig, på norsk og engelsk
• Erfaring med bruk av kommunikasjons- og dokumentstyringsverktøyene Interaxo og Omega 365 er ønskelig
• Erfaring med bruk av dRofus er sterkt ønskelig
• Kjennskap til innkjøpsverktøyet Mercell er ønskelig
• Evne til å arbeide både selvstendig og i team, samt håndtere flere oppgaver samtidig er en forutsetning

Oppstart: August/september 2025

Varighet: 1 år, med mulighet for forlengelse

Arbeidssted: Oslo

Omfang: 100%