Bistå med kontraktsrådgivning, veiledning og gjennomføring av anskaffelser

Anskaffelsens formål og innhold

Formål

Prosjekt 1185602 VTM BUT har behov for å knytte til seg en kontraktrådgiver/innkjøper for perioden sen høst 2025 til planlagt ferdigstillelse 2030.

Konsulenten skal kunne gi råd og bistand til prosjektledelsen i spørsmål vedrørende planlegging, inngåelse og oppfølging av avtaler og kontrakter og bistå med aktiviteter i gjennomføring av løpende anskaffelser, primært brukerutstyrsprosjekter. Konsulenten vil få selvstendig ansvar for å lede og koordinere anskaffelsene, herunder brukermedvirkning, i nært samarbeid med UIO og eventuelt eksternt innleide rådgivere.

Innhold

Innleid konsulent skal bistå med kontraktrådgivning, veiledning og gjennomføring av anskaffelser i henhold til nasjonalt regelverk for offentlige anskaffelser og Statsbygg sitt interne regelverk.

Nedenfor følger eksempel på arbeidsoppgaver i avtaleperioden:

• Delta i arbeid med utvikling av prosjektets innkjøpsstrategi og kontakt mot potensielle tilbydere/leverandører
• Gi innspill på oppsett av kategorier for kategoristyring; herunder utvikling, implementering og oppfølging av aktuelle innkjøpskategorier
• Følge opp leveranser, kontrakter, endringer, avvikshåndtering og økonomi
• Støtte for prosjektets kontraktsansvarlige i kontraktsoppfølging
• Kontraktstøtte og tilrettelegging for 3. partskontroller og andre anskaffelser
• Fasilitere og lede kontraktsmøter, skrive referat og følge opp beslutningspunkt
• Generell kontrakts- og leverandøroppfølging
• Bistand og rådgivning innen anbudsinnhenting, kvalitetskontroll, evaluering og oppfølging av anbud

Som ledd i oppdraget vil det ved kunngjøring av konkurranser eksempelvis være følgende ytelser som skal leveres:

• Utarbeide og/eller foreta kvalitetssikring av kontraktstrategier,
• Opprette og følge opp deltakere i etablerte anskaffelsesteam
• Utarbeide og kvalitetssikre konkurransegrunnlag med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier
• Kvalitetssikre og gi råd til kravspesifikasjoner
• Utarbeide og kvalitetssikre prisskjema
• Utforme endelige kontraktsdokumenter basert på Statsbygg malverk
• Besvare spørsmål og bistå med å legge ut svar på spørsmål, endringer eller suppleringer underveis i tilbudsfasen
• Bistå eller gjennomføre tilbudsåpning når behov
• Evaluere tilbydernes kvalifikasjoner og ta stilling til avvisning
• Gjennomføre eller delta ved evaluering av tilbud og vurdere disse i forhold til bestemmelsene i foa. og tildelingskriterier
• Produsere eventuelle avvisingsbrev med begrunnelse
• Avholde eller bistå i eventuelle forhandlinger og skrive referat/protokoll
• Produsere tildelings- og meddelelsesbrev til deltakere i konkurransen
• Utarbeide og føre innstillinger og anskaffelsesprotokoll
• Behandle eventuelle klager
• Ferdigstille kontraktsdokumenter for undertegning av partene
• Gjennomføre eller bistå med kontraktsmøter og kontraktsignering
• Behandle eventuelle begjæringer om innsyn i anskaffelsesprosessen
• Arkivere alle saksdokumenter knyttet til den enkelte anskaffelse
• Levere kontraktperm med all relevant dokumentasjon for oppfølging av inngått avtale
• Bistå internt ansvarlige ved kunngjøring av tildeling av kontrakt

Oppstart: Høsten 2025

Varighet: 3 år, med mulighet for forlengelse

Arbeidssted: Oslo, minimum 2-3 dagers oppmøte pr uke

Omfang: I en første fase 50-100%