Behovsbeskrivelse - kundens kravspesifikasjon

INTRODUKSJON

NMBU har over mange år hatt en on-premise ERP løsning bestående av modulene økonomi/regnskap, prosjekt, innkjøp og lønn. Det er nå behov for å gjennomføre et større prosjekt som innebærer behovskartlegging i forkant av en anskaffelsesprosess og implementering av nye cloud-baserte systemer basert på mer moderne teknologi.

I den forbindelse ønsker NMBU bistand for å gjennomføre et forprosjekt og deretter bistå som prosjektleder i anskaffelsesprosess(er) og implementering.

Overordnet prosjektplan

NMBU skal i løpet av de tre neste årene konkurranseutsette og implementere ERP system(er) i Cloud, som vil erstatte dagens løsning på følgende fagområder:

økonomi/regnskap
prosjekt
innkjøp
lønn

NMBU har hatt dagens (on-premise) ERP løsning i mange år. Det er behov for ekstern bistand i de ulike fasene av prosjektet tilknyttet bytte av ERP-system (heretter benevnt som 'prosjektet').

Det er behov for seniorkonsulent(er) med erfaring fra tilsvarende ERP-prosjekter. Videre, er det ønskelig at prosjektlederen har kjennskap til og erfaring fra gjennomførte tilsvarende prosjekter, gjerne i offentlig sektor og eller UH-sektoren.

Det er per i dag en rekke uavklarte elementer i prosjektet, og dermed er illustrasjonen nedenfor ment som tentativ og overordnet fremfor en tydelig definert fremdriftsplan, dvs. ikke forpliktende.

FASE 1: Forprosjekt

Etter mange år med samme ERP løsning, søkes bistand til å gjennomføre en foranalyse. Formålet er å sikre at oppdragsgiver planlegger, forankrer og rigger et slikt prosjekt riktig fra start og dermed reduserer risiko for feilprioriteringer. Bistanden til forprosjektet vil innebære arbeid med overordnet kartlegging av forretningsprosesser, behovs- og interessentanalyser, risikovurderinger og rammeverk. Det er også ønskelig med bistand til å sikre god forankring og en god kommunikasjonsplan, samt bistand til å identifisere nøkkelpersoner hos oppdragsgiver for suksess i prosjektet.

FASE 2: Anskaffelse

SIKT - Kunnskapssektorens tjenesteleverandør leverer i dag en ERP løsning til en rekke universiteter og høgskoler i Norge, og starter høsten 2024 et prosjekt for å gjennomføre en felles anskaffelse på vegne av sektoren. NMBU vil inngå i prosjektgruppen for å definere behov og utarbeide en kravspesifikasjon for hver fagmodul.

NMBU står nå i en vurderingsfase om hvorvidt vi skal konkurranseutsette sammen SIKT, eller konkurranseutsette en eller flere av fagområdene (lønn, regnskap, etc.) i egen regi.

Dersom NMBU deltar med SIKT for en felles løsning, vil belastningen på NMBU i en konkurranseutsetting være meget begrenset, følgelig vil dette også gjelde for en prosjektleder.

Det vil i første omgang bli gjort et forarbeid og grunnlag for utarbeidelse av kravspesifikasjon og utlysning av konkurranse sammen med SIKT, men NMBU står per nå fritt til å velge å lyse ut med Sikt eller på egenhånd. Dette er en vurdering som gjøres fortløpende høst 24 - vår 25. Denne fasen er derfor per nå uvisst hvorvidt vil bli en del av denne bistanden.

Dersom NMBU velger å konkurranseutsette hele eller deler av ERP-systemet uten SIKT, er det behov for bistand til behovskartlegging og utarbeidelse av kravspesifikasjon, samt gjennomføring av anskaffelsesprosessen i samarbeid med innkjøpsseksjonen. Dette arbeidet strekker seg fra utarbeidelse av kravspesifikasjon til kontraktsinngåelse.

FASE 3: Implementering

Når nytt ERP-system (eller nye ERP-systemer) er anskaffet, har NMBU behov for bistand fra ekstern prosjektleder. Formålet er at prosjektlederen bistår gjennom alle faser i et implementeringsprosjekt.

Det er behov for god planlegging og koordinering for å sikre fremdrift i prosjektet, kartlegging og allokering av tid for sentrale ressurser til de ulike fasene i prosjektet, risikoanalyser, økonomistyring av prosjektet, kommunikasjon, ROS vurderinger, m.v. Listen over behov er ikke uttømmende.

Prosjektleder

Oppdragsgiver ønsker at prosjektleder som tilbys bistår i samtlige faser av prosjektet. Prosjektleder skal kunne dokumentere kompetanse og erfaring i de tre fasene.

Dersom prosjektlederen ikke har overordnet erfaring med samtlige fagområder, er leverandøren selv ansvarlig for å trekke inn riktige fagressurser. Med fagområder menes her de ERP-modulene som skal anskaffes, og gjelder i hovedsak for fase 2 (anskaffelse).

Oppstart: Desember 2024/ januar 2025

Varighet: 2 år med mulighet for opsjon på 1+1 år

Arbeidssted: Oslo

Omfang: 100%, kan være behov for flere ressurser