Administrasjonsstøtte

Primære ansvarsområder

Rollen er sentral i prosjektet i forhold til å skape samhørighet og trivsel i prosjektet i tillegg til viktige admin-oppgaver:

• Gjennomføre smidig integrering av nye prosjektdeltakere
• Bestille og administrere tilganger til prosjektets systemer, utstyr og adgangskort
• Ivareta og opprettholde orden i kontorlokalene bl.a. koordinere renholdstjeneste, bestille rekvisita, utstyr og reiser, administrere parkeringsplasser
• Arrangere møter, markeringer og større samlinger for prosjektet
• Arrangere sosiale samlinger og tiltak som bidrar til samhold i prosjektet
• Opprettholde god, hyppig kontakt med prosjektdeltakere
• Være tilgjengelig for diverse oppgaver med en positiv og løsningsorientert tilnærming

Kompetansekrav

• Tidligere erfaring med administrative oppgaver i store prosjekter eller virksomheter
• Erfaring med bruk av dataverktøy (minimum Microsoft Office pakken) og villighet til å lære nye systemer
• Sterke kommunikasjonsferdigheter både muntlig og skriftlig på norsk og engelsk
• Evne til å jobbe selvstendig og ta initiativ til løsninger
• Fleksibilitet og positiv holdning til varierte oppgaver
• Mestrer tidvis korte tidsfrister og uforutsette situasjoner
• Erfaring med innkjøp, kommunikasjon med leverandører og logistikk
• Erfaring med planlegging og gjennomføring av møter og arrangementer for store grupper
• Proaktiv tilnærming til å skape et trivelig arbeidsmiljø og løse utfordringer
• Evne til å vise empati og omsorg for prosjektdeltakere 

Oppstart: Snarest mulig og senest innen 15.05.2024. Gradvis opptrapping kan avtales

Varighet: Ut 2026 med mulighet for forlengelse

Arbeidssted: Oslo

Omfang: 100%