Bakgrunn:
Satsingen som det her ønskes bistand til, er organisert som et prosjekt som ble startet opp i 2021: Digitalisert arkivfunksjon – Automatisering av kommunikasjonskanaler. Det ble gjennom prosjektets planleggingsfase avdekket at mottak av eksterne henvendelser, som håndteres av Dokumentasjonsforvaltning på vegne av helseforvaltningen, skjer gjennom mer enn 50 ulike kommunikasjonskanaler. Kartlegging viser at langt over 100 000 henvendelser kommer inn via e-post. Henvendelsene kommer fra både privatpersoner og virksomheter. Informasjonen som kommer inn på denne måten er ustrukturert og krever mye manuell håndtering.
Automatisering av kommunikasjonskanaler forventes å gi bedre informasjonssikkerhet og raskere behandling av henvendelser, med bedre oversikt og muligheter for innsyn. Gjennom løsningen skal innsender veiledes ved utfylling av skjema, slik at innsender får relevant hjelp og informasjon, og ikke behøver å sende inn henvendelser unødvendig.
For felles tjenestesenter forventes satsingen å gi redusert ressursbruk gjennom mindre manuelt arbeid knyttet til mottak, journalføring og kontroll.
Saksbehandlere og ledere i etatene vil få raskere tilgang til og økt kvalitet på saksunderlag. De etatene som får automatisert kommunikasjonskanaler de i dag selv håndterer, vil også oppleve reduksjon i manuelt arbeid for mottak og journalføring.
Bistanden som skal utføres:
Norsk helsenett v/avdeling for Dokumentasjonsforvaltning ønsker bistand til prosjektledelse i prosjekt Digitalisert arkiv – Automatisering av kommunikasjonskanaler.
Bistanden omfatter prosjektledelse, herunder:
Absolutte krav:
Evalueringskrav:
Oppstart: 01.01.2024
Varighet: 6 måneder, mulighet for forlengelse inntil 2 år.
Omfang: 100%
Lokasjon: Oslo
